16.2.4
Πολιτική σχετικά με τους συμμετοχικούς φορείς για εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών
1. Σκοπός
Η παρούσα πολιτική θεσπίζει το πλαίσιο για τη συμμετοχή των τοπικών φορέων και κοινοτήτων στη λήψη αποφάσεων και στις διαδικασίες διαβούλευσης του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Στόχος είναι η ενίσχυση της διαφάνειας, της κοινωνικής λογοδοσίας και της συνεργατικής διακυβέρνησης του Πανεπιστημίου.
2. Πεδίο Εφαρμογής
Η πολιτική εφαρμόζεται:
– Σε όλα τα όργανα διοίκησης και συμβουλευτικές επιτροπές του Πανεπιστημίου που συνεργάζονται με εξωτερικούς φορείς.
– Σε όλα τα τμήματα, ινστιτούτα και ερευνητικά κέντρα που αναπτύσσουν δράσεις κοινωνικής συνεργασίας.
– Στις τοπικές αρχές, τους περιφερειακούς φορείς ανάπτυξης και τις ΜΚΟ.
– Σε εκπροσώπους της κοινωνίας των πολιτών, συμπεριλαμβανομένων οργανώσεων υποστήριξης προσφύγων και κοινωνικών επιχειρήσεων.
Η πολιτική εφαρμόζεται τόσο σε ιδρυματικό όσο και σε τμηματικό επίπεδο.
3. Ορισμοί
– Συμμετοχικό όργανο: Επίσημη συμβουλευτική δομή που περιλαμβάνει εκπροσώπους εξωτερικών φορέων για τη συνεισφορά στη χάραξη πολιτικής του Πανεπιστημίου.
– Εμπλοκή ενδιαφερομένων: Η οργανωμένη διαδικασία διαλόγου και συνεργασίας μεταξύ Πανεπιστημίου και τοπικής κοινότητας.
– Τοπικοί φορείς: Κάτοικοι, οργανισμοί και θεσμοί που επηρεάζονται από ή συμμετέχουν στις δραστηριότητες του Πανεπιστημίου.
– Συμβουλευτική επιτροπή: Πλαίσιο διαβούλευσης μεταξύ εσωτερικών και εξωτερικών εκπροσώπων.
– Ουσιαστική συμμετοχή: Διαδικασία που εξασφαλίζει ότι οι απόψεις όλων των μερών λαμβάνονται υπόψη στις αποφάσεις.
4. Δήλωση Πολιτικής
Το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας δεσμεύεται να προάγει τη συνδιοίκηση και τη συμμετοχή της τοπικής κοινωνίας στη λήψη αποφάσεων. Για τον σκοπό αυτό:
1. Ιδρύει Συμμετοχικά Όργανα Εμπλοκής Ενδιαφερομένων (ΣΟΕΕ) σε ιδρυματικό και σχολικό επίπεδο.
2. Περιλαμβάνει εκπροσώπους τοπικών αρχών, οργανώσεων πολιτών και κατοίκων.
3. Διασφαλίζει ότι τα ΣΟΕΕ λειτουργούν με σαφές πλαίσιο αρμοδιοτήτων και τακτικές συνεδριάσεις.
4. Εφαρμόζει διαφανείς διαδικασίες επιλογής μελών και δημοσιοποίησης πρακτικών.
5. Ενσωματώνει τις εισηγήσεις των συμμετεχόντων στις αποφάσεις της Συγκλήτου.
6. Εξασφαλίζει ισότητα φύλων και εκπροσώπηση ευάλωτων κοινωνικών ομάδων.
7. Προάγει συνεργασίες για βιώσιμη ανάπτυξη, εκπαίδευση και κοινωνική ένταξη.
5. Ευθύνες Εφαρμογής
Το Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων, σε συνεργασία με την Επιτροπή Βιωσιμότητας, είναι υπεύθυνη για την εφαρμογή της πολιτικής. Αρμοδιότητες:
– Συντονισμός ίδρυσης και λειτουργίας των ΣΟΕΕ.
– Σύνταξη και δημοσίευση Κανονισμών Λειτουργίας για κάθε όργανο.
– Διαχείριση μητρώου εκπροσώπων και συνεργασιών.
– Υποστήριξη συναντήσεων και δημόσιων διαβουλεύσεων.
– Διαβίβαση εισηγήσεων προς το Συμβούλιο Διοίκησης.
– Υποβολή ετήσιας έκθεσης για τη συμμετοχή των ενδιαφερομένων.
Κάθε σχολή ή τμήμα ορίζει Συντονιστή Εμπλοκής Φορέων.
6. Παρακολούθηση και Αναφορές
Το Πανεπιστήμιο θεσπίζει Σύστημα Παρακολούθησης Συμμετοχής Φορέων, το οποίο καταγράφει:
– Τη σύνθεση και συχνότητα συνεδριάσεων των ΣΟΕΕ.
– Την αποτελεσματικότητα και αντιπροσωπευτικότητα της συμμετοχής.
– Τις εισηγήσεις και τον βαθμό ενσωμάτωσής τους στις αποφάσεις.
– Τη δημοσιοποίηση των αποτελεσμάτων στον ιστότοπο του Πανεπιστημίου.
Η Ετήσια Έκθεση Συμμετοχής Φορέων υποβάλλεται στο Συμβούλιο Διοίκησης και ενσωματώνεται στην Έκθεση Διακυβέρνησης και Βιωσιμότητας.
7. Αναθεώρηση και Τροποποιήσεις
Η πολιτική αναθεωρείται κάθε τρία (3) έτη ή νωρίτερα εφόσον υπάρξουν θεσμικές ή νομοθετικές αλλαγές. Οι προτάσεις τροποποίησης υποβάλλονται από την Επιτροπή Βιωσιμότητας και εγκρίνονται από το Συμβούλιο Διοίκησης.
8. Αναφορές και Πλαίσιο Συμμόρφωσης
– Εθνική Αρχή Ανώτατης Εκπαίδευσης (ΕΘΑΑΕ) – Πρότυπα ESG 1.2 & 1.3
– Στόχοι Βιώσιμης Ανάπτυξης ΟΗΕ 16 & 17
– Ν. 4957/2022 για τη Διοίκηση των ΑΕΙ
– Οδηγίες Ευρωπαϊκού Πανεπιστημίου (EUA) για τη Συμμετοχική Διακυβέρνηση
– Στρατηγικό Σχέδιο Πανεπιστημίου Θεσσαλίας
– ISO 26000: Κατευθυντήριες Γραμμές Κοινωνικής Ευθύνης